Friendly Reminder is never Friendly

講起Email etiquette, 雖然我仍在學習中, 但有些觀察還是想跟大家分享一下。

長輩說Email etiquette的101, 就是不要一併使用Please和Kindly。兩個字都有請人做事的意思, 隨便用一個便足夠了。你說中文時也不會......請請你做什麼什麼的, 所以Please kindly… 就是畫蛇添足, 多餘。個人偏好用Please 比較多, 直接了當, 簡單方便又快捷。況且 “Kindly” 一字給人的感覺就是不怎樣kind。

另一個就是標點符號的使用。「下雨天留客天留我不留」的故事, 我細細個就聽過。亂用標點符號的後果會令本來沒有聲的Email 都可以變做有聲。

第一個是感嘆號:
“Action Required!!!”
其實有什麼令你這樣感嘆呢? 我看到Action Required 已心知不妙了, 還要加三個感嘆號令人更加不想看這封Email。

另一個是省略號:
“How is the progress…”
欲言又止, 都是不好的預兆。
其實你想講就講, 想問就問, 何必吞吞吐吐呢?

每天收發無數Email, 最討厭就是看到 “Friendly Reminder”。跟Kindly blablabla 差不多, Reminder說到底不就是Chur你交Breakdown, Schedule, Deliverable 吧, 幹嘛加一個Friendly來隱瞞自己的企圖? 最吊詭就是在 “Friendly Reminder” 後面加上一個 “Action Required”, 再來三個感嘆號。現在怎麼了? 我欠你錢嗎? 寧願你不要把Friendly加上去好了。一句到尾, 又回到最初的起點, Don’t take it personal in the business world.

農曆新年剛過, Email 內都有不少新春祝福。真心也好, 假意都好, 一句Happy Chinese Year都是禮尚往來的表現。新年前我發了一封Friendly Reminder 給Client, 很明顯不是友善的提醒, “Here is a friendly reminder for XXXXXX”。他應該看透了我的”Friendly”, 然後秒回我一句 “Wish you a happy and healthy Year of Money! Kung Hei Fat Choy!!!”

"If it sounds harsh to you, it will sound harsh to the reader," Barbara Pachter